Notice de respect de la vie privée des personnes tierces

1. Informations générales

Dernière mise à jour le 16 mars 2023

1.1. Notre engagement

Klima-Agence s’engage à protéger votre vie privée et veille à la protection de vos renseignements personnels. Les présentes règles de conduite sur le respect de la vie privée expliquent le type de données à caractère personnel (DCP) que nous collectons et la façon dont nous les utilisons, les divulguons à des tiers et les protégeons.

1.2. Que couvre ce document ?

Ces règles de conduite sur le respect de la vie privée s’appliquent à toutes les DCP que vous transmettez lors d’une démarche auprès d’un employé de Klima-Agence ou au travers de l’un de nos sites web ou de l’une de nos applications et que nous sommes à même de traiter dans le cadre de la gestion habituelle de notre activité, à savoir les données nécessaires à l’exécution (i) de nos contrats avec nos clients, fournisseurs et bailleurs de fonds, (ii) des conventions signées avec d’autres acteurs du secteur et (iii) de notre mission publique de sensibiliser, conseiller, examiner et former des particuliers dans les domaines liés à l’utilisation rationnelle et durable de l’énergie et de la mobilité durable.

1.3. Qui est responsable de vos données à caractère personnel ?

Klima-Agence G.I.E.est responsable de traitement de vos DCP. Dans ce contexte, Klima-Agence a désigné un délégué à la protection des données. Vous trouvez ci-dessous les coordonnées de contact respectives :

Responsable séparé de traitements	Délégué à la protection des données
Nom : Klima-Agence G.I.E. Adresse : 2, Circuit de la Foire internationale L-1347 Luxembourg Tél. : 40 66 58 – 1 E-mail	Nom : DPO (Data Protection Officer) Organisation : Klima-Agence G.I.E. Adresse : 2, Circuit de la Foire internationale L-1347 Luxembourg Tél : 40 66 58 – 58 E-mail

1.4. Modalités de changement de ces règles

Nous pouvons modifier ces règles de conduite sur le respect de la vie privée en publiant une version mise à jour de la présente notice. Nous vous donnerons un avis raisonnable de tout changement important.

2. Principes de Klima-Agence sur le respect de la vie privée

Klima-Agence prend le respect de la vie privée au sérieux. Les cinq principes suivants sont à la base de notre démarche :

Klima-Agence utilisera toujours vos DCP de façon loyale et digne de confiance.
Vous avez le droit d’être clairement informé sur la façon dont nous utilisons vos DCP. Nous serons toujours transparents envers vous sur les données que nous collectons et la façon dont nous les utilisons.
Si vous avez des inquiétudes à ce sujet, nous nous ferons un plaisir de vous expliquer notre traitement des données.
Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos informations contre les abus et pour les conserver en toute sécurité.
Nous respectons toutes les réglementations en vigueur sur la protection des DCP et coopérons avec l’autorité de protection des données luxembourgeoise (CNPD).

3. Règles de conduite de Klima-Agence sur le respect de la vie privée

3.1. Mise en œuvre de votre consentement

Lors de la collecte de DCP qui ne résulteraient ni d’une obligation légale ou contractuelle, ni d’un intérêt légitime dérivant de notre mission publique, Klima-Agence informe que leur transmission est facultative et implique un consentement de votre part quant à leur traitement ultérieur par Klima-Agence. Le cas échéant, un formulaire ou un outil similaire vous sera proposé pour vous faciliter la déclaration de votre accord au traitement de ces DCP facultatives.

3.2. Quelles données à caractère personnel sont concernées et quelles sont nos sources de collecte ?

Dans ces règles de conduite sur le respect de la vie privée, vos DCP signifient une ou plusieurs informations qui pourraient permettre de vous identifier directement ou indirectement. Cela comprend généralement les renseignements tels que votre nom, votre adresse postale, votre adresse de courriel, vos numéros de téléphone et vos réactions quant à l’envoi par Klima-Agence d’un bulletin d’information électronique (via consentement spécifique). En fonction de la relation que vous avez avec Klima-Agence, d’autres DCP peuvent se rajouter.

L’ensemble des DCP traitées se limitent à celles que vous nous avez données, qui sont publiquement accessibles sur le site web de votre organisation ou d’une organisation liée à la vôtre (p. ex. fédération, syndicat, etc.) ou qui nous parviennent à travers un intermédiaire que vous avez autorisé à nous transmettre vos DCP (p. ex. administrations communales, offices sociaux, etc.). Nous ne collectons pas d’autres informations à partir d’autres sources.

3.3. Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous utilisons vos DCP dans le cadre de la gestion globale de l’activité de notre organisation, à savoir :

Remplir les obligations définies par les contrats et conventions signés avec vous ou avec nos partenaires (administrations communales, offices sociaux, etc.) ;
Gérer les commandes de documents et de prestations de services (conseil, sensibilisation, formation, certification, etc.) ;
Établir des statistiques quant à l’utilisation de nos sites web et applications ;
Exécuter les tâches liées à la mission publique confiée à Klima-Agence ;
Gérer les factures, paiements et appels à contribution ;
Communiquer avec vous au sujet de nos activités et d’actualités dans les domaines liés à l’utilisation rationnelle et durable de l’énergie et la mobilité durable ;
Vous renvoyer les résultats de vos simulations dans le simulateur des aides après consentement de votre part. Vous pouvez recevoir un lien pour vous reconnecter à votre parcours non finalisé et un PDF comprenant les résultats de vos simulations.
Gérer l’inscription des événements organisés par Klima-Agence.

Lorsque nous collectons des DCP dans ces contextes , nous ne les conservons pas plus longtemps qu’il le faut pour satisfaire à ce but, à moins de devoir les conserver pour des raisons juridiques légitimes. Nous avons défini des temps de conservation différents selon la nature des DCP, mais les DCP qui ne sont plus utilisées seront effacées au plus tard 3 ans après leur collecte, sauf dans le cadre d’un contratc pour lequel une durée de 10 ans s’applique.

3.4.1. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Klima-Agence ne partage pas ses données à caractère personnel (sauf exceptions spécifiques liées à des contrats ou des obligations).

3.4.2 Où et comment sont stockées vos données ?

Cependant, certains prestataires informatiques disposent d’un accès technique à vos DCP dans le cadre de leurs travaux de maintenance et de développement de nos divers systèmes. En fonction du lieu de sauvegarde de la base de données ou des documents électroniques contenant vos DCP, divers prestataires sont en charge et d’autres mesures de sécurité appropriées ont été mises en place. Vos DCP peuvent se trouver sur des documents physiques dans nos locaux ou sous format électronique soit sur un des serveurs informatiques dans nos locaux ou d’un de nos fournisseurs informatiques, soit dans un centre de données hébergeant les bases de données liées à nos sites web.

En cas d’envois postaux, votre nom et vos données d’adresse postale sont transmis à un imprimeur chargé de l’impression et de la distribution des courriers en question.

Suivant la législation en vigueur, nos sous-traitants* sont tenus de respecter les mêmes règles de conduite en matière de confidentialité et de protection de données que celles qui s’appliquent à Klima-Agence.

Nous pouvons également partager vos DCP avec des organismes si nous croyons que la divulgation des informations est nécessaire pour des raisons juridiques dans le cadre d’une poursuite.

*la liste des sous-traitants techniques peut vous être fournie en contactant Klima-Agence.

3.5. Est-ce que nous transférons vos données à caractère personnel vers d’autres pays ?

En règle générale, nous ne transférons aucune de vos DCP à l’extérieur du Luxembourg et nous utilisons des sous-traitants qui s’engagent à garder vos données sur le territoire de l’Union européenne. En cas de changement de politique en la matière, ce transfert se fera dans le respect des lois en matière de protection de la vie privée et vous en serez informés.

Il existe quelques exceptions à la règle susmentionnée pour lesquelles nous collaborons avec des sous-traitants qui soit sont localisés en-dehors de l’Union européenne, soit ont indiqué qu’ils transféreront des DCP en-dehors de l’Union européenne ou à des organisations internationales. Plus précisément, il s’agit de la société « The Rocket Science Group LLC » qui est localisée aux États-Unis et met à notre disposition leur plateforme en ligne MailChimp nous permettant d’envoyer régulièrement des bulletins électroniques sur votre adresse de courriel. L’autre exception représente le service WeTransfer offert par la société « WeTransfer B.V. » qui a son siège aux Pays-Bas et a indiqué transférer des DCP (adresses e-mail) en-dehors de l’Union européenne ou à des organisations internationales. Nous utilisons WeTransfer pour transférer à nos prestataires des documents qui sont trop volumineux pour l’envoi par courriel. Ces documents peuvent potentiellement contenir des DCP. Avec les deux sociétés susmentionnées, des accords de traitement de données (data processing agreements) ont été signés afin de nous assurer que vos droits en matière de protection de vos DCP continuent à être respectés.

3.6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous prenons toutes les précautions raisonnables pour conserver vos DCP de manière sécurisée et nous exigeons de tout sous-traitant qui manipule ou traite vos DCP pour nous qu’il agisse de la sorte. (art. 32 GDPR).

Si Klima-Agence collabore avec d’autres entreprises, le choix de ces sous-traitants ne sera réalisé qu’après un processus de sélection qui couvre également les compétences techniques et organisationnelles en matière de protection des données. Un contrat de prestation prévoyant un traitement de vos DCP ne sera conclu que s’il est conforme aux exigences en matière de protection des données identifiées (art. 32 GDPR).

L’accès à vos DCP est restreint afin d’éviter tout accès non autorisé, modification ou utilisation abusive, et il n’est autorisé que pour les employés qui en ont besoin dans le cadre de leur travail.

3.7. Utilisation spécifique de vos DCP collectées à travers nos sites web (www.klima-agence.lu, www.klimapaktfirbetriber.lu, www.pacteclimat.lu, www.stroumbeweegt.lu, etc.)

3.7.1. Cookies – Qu’est-ce que c’est ?

Les cookies sont de petits fichiers texte qui peuvent être stockés sur l’ordinateur ou l’appareil mobile du visiteur d’un site web par son navigateur web. Ils permettent de créer des paramètres personnels de fonctionnement sur le site web.

Les cookies utilisés par Klimapakt fir Betriber sont des cookies de fontionnement, de performance et de statistiques qui recueillent des informations sur la façon dont les visiteurs utilisent notre site web. Ils servent à analyser l’utilisation de notre site web sous une forme anonyme ou pseudonyme et à offrir à l’utilisateur des fonctionnalités avancées. Ils ne gardent aucune trace des informations personnelles sur un utilisateur et les données identifiables ne seront jamais enregistrées.

L’utilisation du site web n’est pas possible sans cookies de fonctionnement. Lors de votre connexion à notre site il vous sera demandé de valider vos préférence d’utilisation des cookies. En général, vous pouvez empêcher le stockage de cookies sur votre disque dur en sélectionnant l’option correspondante dans les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour demander l’autorisation avant de stocker les cookies. Enfin, vous pouvez supprimer les cookies précédemment définis à tout moment. Veuillez-vous reporter aux instructions de votre navigateur pour obtenir des instructions sur la façon de mettre en œuvre cette mesure.

En utilisant notre site web, vous acceptez de recevoir ce type de cookies sur votre dispositif.

3.7.2. Gestion des cookies

Klimapakt fir Betriber utilise des cookies clients, des petits fichiers texte permettant d’analyser les informations relatives à la navigation de l’utilisateur (fréquences des visites, durée des visites, pages consultées, préférences linguistiques, etc.). Ils sont déposés par Klimapakt fir Betriber dans un répertoire prévu à cet effet sur l’ordinateur de l’utilisateur. Ils contiennent notamment le nom du serveur qui l’a écrit, un identifiant sous forme de numéro unique et une date d’expiration. L’identifiant unique permet à Klimapakt fir Betriber de reconnaître l’ordinateur de l’utilisateur à chaque visite. Les cookies de session sont supprimés de l’ordinateur de l’utilisateur lorsque sa session est fermée. Toutefois les cookies persistants restent sur l’ordinateur de l’utilisateur 1 mois après la fin de la session.

L’utilisateur peut lui-même décider si le serveur web de Klimapakt fir Betriber est autorisé ou non à mémoriser des cookies sur son ordinateur. Il a, à tout moment, le choix de régler les options de son navigateur afin que les cookies ne soient acceptés et mémorisés. Par ailleurs, il peut, à tout moment, effacer, via le navigateur, des cookies déjà mémorisés.

L’utilisation de certaines fonctionnalités du site klimapaktfirbetriber.lu peut être limitée ou désactivée si l’utilisateur refuse les cookies du site. Il est dès lors recommandé à l’utilisateur de régler son navigateur de manière à ce que les cookies du site klimapaktfirbetriber.lu soient acceptés.

Le site klimapaktfirbetriber.lu n’utilise pas de solution de tracking.

3.7.3. Utilisation des données relatives au comportement des utilisateurs à des fins d’information et de publicité

Notre système d’analyse de l’utilisation de notre site web est également en mesure d’établir un profil temporaire et anonyme de l’utilisateur, ce qui nous permet d’adapter les informations et publicités affichés à l’utilisateur concerné.

3.9. Présence sur les réseaux sociaux

Politique de modération

Tout utilisateur qui rejoint la communauté Klimapakt fir Betriber sur les réseaux sociaux s’engage à faire abstraction de toute forme de discrimination liée à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’âge, l’origine nationale, le handicap, l’état matrimonial ou encore le statut professionnel.
Les propos injurieux, racistes, sexistes ou offensants n’ont pas leur place sur les réseaux sociaux. Ils seront supprimés et signalés
Les comptes de Klima-Agence sur les réseaux sociaux ont pour objectif principal de relayer les informations et contenus publiés en lien avec les thématiques de l’efficience énergétique et de la décarbonation des entreprises luxembourgeoises..
Les comptes de Klima-Agence sur les réseaux sociaux n’ont pas vocation à traiter les demandes, questions et commentaires qui contiennent des données à caractère personnel tels que noms, prénoms, numéro d’identification national, dates de naissance, numéro de téléphone, adresse email, ou des pièces jointes ou scans de documents qui contiennent des données à caractère personnel.
Pour de telles demandes, questions ou commentaires, les utilisateurs de la communauté Klimapakt fir Betriber doivent utiliser le formulaire de contact disponible sur klimapaktfirbetriber.lu.
Dans cet ordre d’idée, les demandes, questions ou commentaires contenant des données à caractère personnel (l’identifiant du compte de la personne sur ce réseau social n’étant généralement pas pris en compte) faits sur les comptes de Klima-Agence sur les réseaux sociaux ne seront pas traités et seront, dans la mesure du possible, supprimés.
Les applications Facebook, Youtube et LinkedIn de Klima-Agence sont en principe surveillées du lundi au vendredi, entre 08.00 et 17.00 heures. En dehors de ces heures, ainsi que durant les week-ends et jours fériés, l’administration des pages n’est pas assurée de façon continue.

Langues

Sur les réseaux sociaux, Klimapakt fir Betriber communique en langues française, allemande, anglaise et luxembourgeoise.

4. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations sur la façon dont nous traitons vos DCP, vous pouvez contacter directement le responsable du traitement ou le délégué à la protection des données, dont vous trouvez les coordonnées de contact plus haut.

Vous avez le droit de :

nous demander une copie des DCP que nous détenons sur vous,
nous demander de corriger, de mettre à jour, ou de supprimer vos DCP dans nos dossiers, et
de nous signaler toute utilisation abusive de vos DCP.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de bulletins électroniques de notre part, vous pouvez vous opposer à tout moment en nous contactant ou en utilisant le lien que vous trouvez dans chacun de nos bulletins.

Si vous estimez que vos DCP n’ont pas été traitées conformément à la loi, vous avez le droit de contacter la CNPD (www.cnpd.lu ou databreach@cnpd.lu) et de déposer une plainte auprès d’elle. Nous vous encourageons cependant de nous contacter sur le problème avant, afin de clarifier la situation.